Gestión de stock
La Gestión de stock de TicTAP utiliza un catálogo de productos junto con un inventario basado en ubicaciones. Los productos se definen una sola vez en el catálogo y después se almacenan en ubicaciones, almacenes, furgonetas u otros puntos de stock configurados. Cada ubicación mantiene sus propias cantidades, niveles mínimos y máximos, y valor de stock.
El módulo tiene dos áreas principales:
- Backend: catálogo, resumen de inventario, reposición, notificaciones y revisión de transacciones.
- Aplicación de stock: flujo operativo orientado a la ubicación para operaciones de salida de stock, reposición, ajuste y transferencia.
Backend
Los administradores utilizan el backend para configurar el catálogo y supervisar el inventario.
Catálogo de productos
El catálogo de productos es la fuente principal de los productos que pueden almacenarse. Se gestiona desde el área de stock del backend y se divide en Productos, Categorías y Fabricantes.
En la vista de Productos, un producto puede incluir:
- Nombre y descripción.
- Número de referencia.
- Categoría.
- Fabricante.
- Nombre y número de proveedor.
- Imagen.
- Documentación PDF.
- Coste unitario.
Los productos pueden crearse manualmente, importarse en bloque desde archivos CSV o XLSX, exportarse, editarse, eliminarse y organizarse por categoría y fabricante. Las importaciones usan una plantilla predefinida y pueden crear productos, crear categorías que falten y asociar información del proveedor.
El formulario del producto define los datos a nivel de catálogo que se comparten en cada ubicación donde ese producto tenga stock, incluyendo categoría, fabricante, imagen, coste unitario y asignación QR cuando sea necesario.
El nombre del producto y el número de referencia son obligatorios. Los campos opcionales incluyen proveedor, número de proveedor, fabricante, categoría, imagen del producto, archivos PDF como manuales o fichas técnicas, coste unitario y descripción. El coste unitario utiliza la moneda configurada en los ajustes del plugin de stock.
Las categorías definen el árbol del catálogo que se usa para navegar por el inventario de la ubicación. Cuando los registros de inventario del producto se muestran debajo de una ubicación, aparecen agrupados bajo estas categorías del catálogo.
Los fabricantes pueden crearse, editarse, eliminarse y asignarse a productos. Esto mantiene consistentes los datos de proveedor o marca entre ubicaciones y facilita el filtrado y los informes.
Para configurar el catálogo en bloque, utiliza el flujo de importación para subir un archivo CSV o XLSX, previsualizar las filas y confirmar los productos válidos.
Registros de inventario del producto en el workspace
Un producto del catálogo pasa a formar parte del inventario de una ubicación cuando creas un registro de inventario del producto dentro de esa ubicación en el workspace. Este registro vincula el producto del catálogo con una ubicación concreta y guarda los valores que pertenecen a esa ubicación:
- Cantidad actual.
- Stock mínimo.
- Stock máximo.
Para crear uno, abre la ubicación en el workspace, elige la acción para crear un nuevo elemento, selecciona un producto existente del catálogo y define la cantidad inicial y los umbrales. Para configuraciones más grandes, puedes importar registros de inventario del producto en bloque para la ubicación seleccionada.
Una ubicación puede representar un almacén, una furgoneta, un local, un contenedor, una zona de producción o cualquier otro punto físico o lógico de stock. Las importaciones de ubicaciones pueden incluir números de referencia, cantidades iniciales, valores mínimos de stock y valores máximos de stock.
Después de su creación, los registros de inventario del producto se muestran debajo de la ubicación agrupados por sus categorías del catálogo. Esto significa que la jerarquía dentro de la ubicación sigue el árbol de categorías del catálogo, mientras que cada producto conserva sus propios valores de stock para esa ubicación.
Resumen de inventario
El Resumen de inventario muestra la situación del stock para una ubicación seleccionada.
Para cada ubicación puedes revisar:
- Número total de artículos: el número de productos del catálogo presentes actualmente en esa ubicación.
- Número de categorías de artículos: las categorías de producto representadas en esa ubicación.
- Número total de unidades: la cantidad acumulada de unidades disponibles en stock.
- Valor total en moneda local: el valor económico del stock de la ubicación.
Puedes recorrer el inventario mediante las categorías del catálogo. Cada registro de inventario del producto puede abrirse para revisar la cantidad actual, los niveles mínimo y máximo, el coste unitario y la información del producto heredada del catálogo.
Los administradores también pueden buscar en el inventario por nombre de producto o número de referencia, abrir detalles de stock y usar acciones QR o de acceso para entrar en la vista operativa frontend cuando sea necesario.
Reposición de stock
La vista de reposición de stock lista los productos cuya cantidad actual está por debajo del mínimo configurado para la ubicación seleccionada.
Cuando una operación de stock deja un producto por debajo de su cantidad mínima configurada, TicTAP crea automáticamente un recordatorio de reposición para ese producto en esa ubicación. Cuando el producto vuelve al nivel esperado, el recordatorio se resuelve.
Para cada producto muestra:
- Cantidad actual: unidades actualmente en stock.
- Valores mínimo y máximo de stock configurados para esta ubicación.
- Cantidad sugerida de reposición: cuántas unidades deberían añadirse.
Si existe un máximo, la sugerencia es la diferencia entre el máximo y la cantidad actual. Si no existe un máximo, el sistema sugiere reponer solo hasta el mínimo.
La lista de reposición puede descargarse para revisión sin conexión, pedidos o informes.
Notificaciones de stock
Las notificaciones de stock permiten a los usuarios recibir actualizaciones sobre eventos de stock. Las suscripciones pueden limitarse a ubicaciones concretas y a eventos de stock específicos. Desde la vista de Reposición de stock, haz clic en el icono de campana para abrir la configuración de notificaciones.
Los usuarios pueden suscribirse a:
- Stock agotado: la cantidad de un producto cae por debajo de su umbral mínimo y se crea un recordatorio de reposición.
- Stock repuesto: un producto que estaba por debajo del stock mínimo se repone y el recordatorio de reposición se resuelve.
- Transacción de salida de stock: se crea una transacción de salida de stock con productos, cantidades, coste, número de pedido y destino cuando corresponda.
Las notificaciones pueden ser inmediatas o agruparse en un resumen diario, y se puede configurar una dirección de correo específica para notificaciones.
Los recordatorios por stock bajo se crean cuando un producto cae por debajo de su mínimo configurado. Un producto completamente agotado es el caso de stock cero dentro del mismo flujo de seguimiento.
Transacciones de stock
La lista de Transacciones de stock ofrece un registro de auditoría de todos los movimientos de stock confirmados: Salida de stock, Entrada de stock o Reposición de stock, Ajuste de stock y Transferencia de stock.
Una Transferencia de stock mueve productos de una ubicación a otra. Disminuye el stock en la ubicación de origen y aumenta el stock en la ubicación de destino dentro de la misma transacción, manteniendo el movimiento trazable como una única operación.
Cada transacción requiere un motivo, como consumo, mantenimiento, robo, daños o corrección de auditoría. Los motivos se guardan en el historial y pueden utilizarse posteriormente en analítica.
Las transacciones pueden filtrarse por rango de fechas, tipo de transacción, usuario, producto, ubicación de origen, ubicación de destino y motivo.
Al seleccionar una transacción se abren sus detalles, incluyendo productos, cantidades, número de pedido, notas, usuario, fecha y ubicaciones de origen y destino en el caso de transferencias.
Analítica e informes
El informe de Transacciones ofrece visibilidad sobre la actividad de stock por producto, usuario, motivo y ubicación. Ayuda a identificar productos con mucho movimiento, usuarios activos, motivos recurrentes de consumo o pérdida, necesidades de reposición y anomalías por ubicación.
Los informes pueden filtrarse por rango de fechas, ubicación, destino, tipo de transacción y motivo. Las métricas disponibles incluyen los productos más movidos, la cantidad movida, el coste asociado al movimiento, los usuarios que realizan más transacciones y los totales de coste o movimientos por usuario.
Frontend
La Aplicación de stock es la herramienta orientada a la ubicación para las operaciones diarias. Trabaja con productos del catálogo y actualiza el inventario de la ubicación seleccionada cuando se confirma una transacción.
Acceso a la ubicación mediante código QR
Los usuarios suelen acceder a la Aplicación de stock escaneando el código QR de una ubicación. Una vez escaneado, el usuario entra en la aplicación de stock de esa ubicación.
Pantalla principal de la aplicación
La pantalla principal resume:
- Cuántos productos únicos existen en la ubicación.
- La cantidad total de unidades.
- El valor combinado de todos los productos actualmente en stock.
Selección de una acción
Antes de seleccionar productos, los usuarios eligen la acción de stock que mejor refleja el movimiento real:
- Salida de stock: los productos salen del inventario de la ubicación actual.
- Entrada de stock: los productos se añaden al inventario de la ubicación actual.
- Transferencia: los productos se mueven de la ubicación actual a otra ubicación, reduciendo la cantidad en el origen y aumentándola en el destino dentro de la misma transacción.
- Ajuste de stock: la cantidad registrada se corrige para que coincida con un recuento físico definiendo la cantidad final.
Selección de productos
Los productos pueden seleccionarse mediante:
- Buscar: escribe el nombre del producto o el número de referencia.
- Explorar: navega por el árbol de la ubicación, donde los registros de inventario del producto se agrupan por sus categorías del catálogo.
- Escanear QR: identifica un producto mediante su código QR.
- Sincronizar catálogo: recarga desde el servidor la versión más reciente del catálogo de productos.
